Onderhoud bij corporaties steeds vaker uitbesteed

Het overgrote deel van de woningcorporaties besteedt haar dagelijks onderhoud al tijden uit. Dit wordt vaak uitbesteed aan meerdere aannemers en er zijn corporaties die al jaren geen eigen onderhoudsdienst meer hebben. Nieuw echter is het uitbesteden van het héle proces. Binnen het kader van de kostenverlaging worden steeds meer reparatieverzoeken, service zoeken en een deel van het mutatieonderhoud volledig aan een partner uitbesteed of wordt dit serieus overwogen.

Er is een heuse innovatie- en vernieuwingskracht gaande bij aannemers en bouwbedrijven door de druk van de economische crisis. De voortrekkers in dit proces beseffen dat doorgaan op de oude voet de continuïteit van het bedrijf in gevaar brengt en dat één van de kansen ligt in het aangaan van verbindingen in de keten met partners zoals woningcorporaties. Daarnaast is er het besef dat het louter leveren van onderhoud niet voldoende is, maar dat men klanten moet ontzorgen. Men haalt de juiste ICT in huis om reparatieverzoeken digitaal aan te kunnen nemen en er wordt een KCC (Klant Contact Centrum) ingericht om huurders telefonisch te woord te staan. Het zal niet lang duren voordat deze partijen deze diensten slimmer en handiger kan aanbieden en uitvoeren dan menige woningcorporatie. In de praktijk blijkt dat ongeveer de helft van de telefoontjes die een woningcorporatie van de huurders ontvangt een reparatie- of serviceverzoek betreft. Dit houdt in dat het uitbesteden van dit gehele proces een eerste flinke besparing op zou moeten leveren.

Het grootste voordeel van het uitbesteden van het gehele proces van reparatie- en serviceverzoeken is dat het proces in één hand komt. Hierdoor krijgt deze “ene hand” de kans om dit proces zo efficiënt en effectief mogelijk te organiseren. Voor de woningcorporaties zit het voordeel en uiteindelijk dus de kostenbesparing in het optimaliseren van de planning en de aansturing van het werk. Deze systematiek levert dan een optimale planning op van vaklieden en materialen waarbij materiaalgebruik digitaal wordt geregistreerd en digitaal wordt bijbesteld.

Eerder werd door iedere aparte partij per reparatieverzoek een factuur naar de coöperatie gestuurd. Dit leidde natuurlijk tot een grote hoeveelheid administratie voor de woningcorporaties, waarbij dit afgezien van de hoeveelheid werk ook eerder tot fouten kan leiden die de corporaties geld kosten. Dit is op te vangen door met eenheidsprijzen te gaan werken, maar dan nog zal de grote stroom met facturen niet afnemen. Tenslotte wordt een relatief groot deel van met name de kleinere reparaties op regie basis gefactureerd. En ook dat kost geld! Binnen de afdeling financiën zou er in ieder geval bespaard kunnen worden door de stroom facturen in de hand te houden. Wellicht door het afprijzen van het dagelijks onderhoud voor een vast bedrag per verhuurbare eenheid. Wanneer het om standaardwerkzaamheden gaat bijvoorbeeld bij mutatiewoningen dan zou een vaste prijs ook voor de uitvoerende partij goed moeten werken, het gaat dan immers altijd om dezelfde soort werkzaamheden.
Wanneer er een partnerschap wordt aangegaan is het belangrijk dat beide partijen elkaar kunnen en willen vertrouwen. Hiervoor is het werken met open boeken één van de basisprincipes. Het is voor vele bedrijven wel een stap, maar op het moment dat alles open ligt kunnen de bedrijven samen inventariseren hoe de samenwerking voor allebei zo vruchtbaar mogelijk kan zijn. Dus waar voor de corporatie de besparing ligt en voor de aannemer de winst. Wanneer de twee partijen elkaar vertrouwen zullen zij genegen zijn elkaar iets te gunnen waardoor de samenwerking kans van slagen heeft.

De eigen onderhoudsdienst van een woningcorporatie heeft vaak oudere vaklieden in dienst. Dat houdt in dat een aanzienlijk deel op termijn met pensioen gaat. In de praktijk zien we vaak dat aannemers bereid zijn de medewerkers van de woningcorporatie mee over te nemen zoals bijvoorbeeld de planner en de vaklieden. Dit heeft een goede motivatie van de medewerkers tot gevolg, immers komen ze nu in een omgeving te werken waarin hun vak geen bijzaak is, maar een hoofdzaak. Dit inspireert de vaklieden. Het is wellicht slim om een dergelijke overname van personeel op basis van detacheren te doen, dan wordt namelijk ook nog btw bespaard.

Op welk moment is uitbesteden van het dagelijks onderhoud nou interessant voor een woningcorporatie? Dit hangt van een aantal factoren af. In eerste instantie moet de woningcorporatie de noodzaak voelen om efficiënter te gaan werken en daardoor te bezuinigen. Dit zal in de huidige markt bij praktisch iedere corporatie het geval zijn. Als de procesvoering van het reparatieonderhoud binnen de organisatie een stuk geoptimaliseerd kan worden doordat er nog op de traditionele manier gewerkt wordt. En als je als organisatie weet dat je voor deze optimalisatie fors in ICT zou moeten investeren. En natuurlijk als je een kleine organisatie hebt, juist dan is het raadzaam om diverse werkzaamheden uit te besteden en zodoende flexibel te blijven. Oftewel, je staat als woningcorporatie voor de keuze om zelf te investeren in een efficiënte en meer digitale onderhoudsdienst met alles wat daarbij komt kijken. Dan zou men dus beter kunnen besluiten om het hele proces uit te besteden aan een passende partij.